Sharing is caring!

כיצד השיקה הרשות לניירות ערך קמפיין חדשנות בהובלה ושיתוף כל עובדי הארגון

אין ספק כי השגת "חדשנות" הנה יעד נכסף אשר חברות וארגונים רבים שמים לעצמם גבוה מאוד ברשימת ההישגים הנדרשים, בכדי להתמודד בהצלחה עם אתגרי השוק. לאחרונה סקרנו את הסקטור הפיננסי ככזה שמרכז בתוכו מיקוד גבוה במיוחד בכל הקשור לחיפוש מתמיד אחר חדשנות דיגיטלית, פנים וחוץ ארגונית. אך נשאלת השאלה: האם חדשנות הינה רק מנת חלקן של חברות מהמגזר הפרטי? כיצד יכולים ארגונים ציבוריים וחברות ממשלתיות לרתום את חוכמת ההמונים בכדי לאמץ ולסגל חדשנות ארגונית? ישבנו עם יעל וייס אפרון- מנהלת פיתוח חדשנות ברשות לניירות ערך, בכדי להבין כיצד רתמה הרשות את עובדי הארגון לטובת משימה אסטרטגית זו.

Qmarkets: מהי רשות ניירות ערך?

יעל וייס אפרון: רשות ניירות ערך היא גוף סטטוטרי הפועל בישראל, אשר הוקם במטרה לשמור על עניינו של ציבור המשקיעים בניירות ערך. במסגרת תפקידיה של הרשות היא אחראית על פיקוח על תאגידים מדווחים, מתן היתר לפרסום תשקיפים הכוללים את כל המידע הרלוונטי עבור ציבור המשקיעים. הסדרת הפיקוח על ההשקעה בניירות ערך, קרנות נאמנות, תעודות סל, יועצי השקעות, הבורסה וזירות סוחר. קידום חקיקה רגולציה, דה רגולציה ופיתוח שוק בתחומים אלה וביצוע פעולות אכיפה וחקירות. הרשות מעסיקה עשרות רואי חשבון, כלכלנים, עורכי דין ומומחים נוספים בתחום.

תחומי האחריות של הרשות לניירות ערך

QM: מה מניע את הצורך שלכם לחתור לחדשנות?

יעל וייס אפרון: החדשנות אינה זרה לרשות ניירות ערך – תמיד היינו בחוד החנית בתחום זה, הגבנו להתפתחויות בשוק בזמן אמת וכמעט תמיד היינו הראשונים לאמץ את החדשנות מבין הרגולטורים הפיננסים. בעיני זה מדהים כי זה ממש לא מובן מאליו.

"היה לנו חשוב לשלב את העובדים בתהליך שכן הם המשאב החשוב ביותר של הרשות. הידע והניסיון קיימים אצלם – גם לגבי האתגרים הקיימים בעבודת הרשות וגם לגבי היכולת לפתור אותן. "

אנחנו לא חברה עסקית שהמטרה המרכזית שלה היא לדאוג לשורת הרווח, ומשכך חייבת ליזום חדשנות ומצוינות בתהליכים העסקיים. גם אם לא נעשה דבר שקשור לחדשנות אנחנו נמשיך להיות רלוונטים, שכן אנחנו הרגולטור בתחום.

אבל זאת לא התפיסה של הנהלת הרשות – אנחנו תמיד שואפים לא רק להיות רלוונטים, אלא לאפשר לשוק ההון להתפתח תוך התאמת הרגולציה למאפיינים היחודיים של המיזמים ושל התקופה. לשם כך אתה חייב לתת מקום לחשיבה יצירתית וחדשנית.

שנת 2016 הוגדרה אצלנו כשנת היצירתיות והחדשנות ברשות ומנהלי הרשות עברו הדרכות, הכירו כלים וחשבו יחד כיצד ניתן להטמיע את הכלים בעבודה השוטפת. הפרויקט היה המשך טבעי של השנה האינטנסיבית שעברנו.

isa_success_hebrew

היה לנו חשוב לשלב את העובדים בתהליך שכן הם המשאב החשוב ביותר של הרשות. הידע והניסיון קיימים אצלם – גם לגבי האתגרים הקיימים בעבודת הרשות וגם לגבי היכולת לפתור אותן. ראינו בפרויקט זה הזדמנות לשמור ואף להצית מחדש את התשוקה של העובדים ברשות, ולאפשר להם להיות חלק מרכזי משיפור תהליכי העבודה ושיפור עבודת הפיקוח של הרשות.

QM: מהם האתגרים עמם התמודדה רשות ני"ע, בבואה לתכנן את פרויקט החדשנות הארגוני?

יעל וייס אפרון: רשות ניירות ערך הינה ארגון היררכי, הפועל באמצעות מחלקות פיקוח, שלהן, בדרך כלל, תחומי אחריות אשר אינם חופפים. אנחנו פועלים משני אתרים, האחד בירושלים והשני בתל אביב. כולנו פועלים באותו "טיים זון" ומדברים את אותה השפה, אולם עדיין קיימות מחיצות בין המחלקות והעובדים.

כמנהלת החדשנות של הרשות, היה חשוב לי להנגיש פלטפורמה שתוריד את המחיצות, ותאפשר את המפגש בין העובדים סביב אתגר משותף, שיתוף ידע והחלפת דעות באופן נעים ונגיש. זה הבסיס ליצירת אקלים ארגוני המאפשר תהליכי חדשנות.

QM: מה גרם לכם לבחור ב- Crowdsourcing בשיטה של ניהול רעיונות?

יעל וייס אפרון: פרויקט זה היווה למעשה פרויקט גדול ראשון, אשר שם לעצמו מטרה לפנות ולשתף בתהליך כולו את כלל עובדי הרשות. בהזדמנות הזאת אני רוצה להודות לאריאל פליגלר מחברת Rented Minds, שמלווה את הרשות בתהליך הכשרה והטמעת כלים לחשיבה יצירתית וחדשנית כבר למעלה משנה, ועזר לנו לתכנן את הפרויקט.

שקלנו בתחילה סט של פתרונות בסיסיים אשר יהוו בסיס להנעת הפרויקט, אך מהר מאוד היה ברור שבכדי שנוכל להטמיע פרויקט חדשנות באופן מקיף ויסודי נזדקק לתוכנה אינטראקטיבית שתתמוך בהליך העלאת הרעיונות, דירוגם, חשיפתם לכלל העובדים למתן השראה, פילוח ושיתוף.

QM: מה הביא אתכם לבחור ב-Qmarkets?

יעל וייס אפרון:כחלק ממטרות הפרויקט, נדרשנו בעצם להשיק ולהטמיע את כל התהליך בזמן שיא. לכן, מובן ששמחנו לגלות כי יש למעשה חברה ישראלית בשם Qmarkets, אשר הינה מובילה עולמית בתחום המערכות לניהול חדשנות. מרגע זה ואילך הניסיון של Qmarkets בהטמעת מערכות דומות באינספור חברות ברחבי העולם סייע לנו רבות בבואנו להגדיר את התהליכים המתאימים לנו במערכת, וכן כדי לקדם את הכל במהירות וביעילות בגלל לחץ הזמנים המאתגר. כמו שאומרים, "הגענו בגלל הנוחות אבל נשארנו בגלל כל השאר" – השירות הצמוד והאפקטיבי, הממשק הידידותי והאינטואיטיבי של המערכת וההיענות הכמעט מידית לכל שאלה ובקשה.

QM: מהן המטרות שהגדרתם לפרויקט מערכת החדשנות?

יעל וייס אפרון: אני רואה ב-Qmarkets מערכת מרכזית התומכת בתהליך החדשנות ברשות. המטרה היא לבצע כבר השנה עוד מספר פרויקטים ממוקדים ומקצועיים יותר. המערכת מאפשרת יצירת צוותים בין מחלקתיים, גיוון בדיסיפלינות המעודדות חדשנות והורדת המחיצות בארגון בעל מאפיינים היררכיים. יש הרבה יתרונות ב"קהילת החדשנות" שנוצרה סביב העבודה במערכת: יצירת אמון בין ההנהלה לעובדים, תקשורת פתוחה שבסופו של דבר מביאה גם לשיפור התרבות הארגונית, קידום תרבות של למידה ופתרון בעיות והפחתת הסיכונים. "קהילת החדשנות" היא מעין שיטה המאפשרת להתמודד עם בעיות גדולות או מסוכנות מדי, שיטה של עבודה פרויקטאלית על ידי קבוצה ייעודית.

QM: האם השתמשתם בפרויקט פיילוט או מערכת Sandbox, בטרם הגעתם להחלטה על רכישת מערכת מלאה?

יעל וייס אפרון: הגדרנו את הפרויקט הראשון כפיילוט, ולאור שיעור ההשתתפות הגבוה מאד בקרב העובדים (כ- 70% בסה"כ, מהם כ-20% כבר בשלב העלאת הרעיונות) והתוצרים הטובים, החלטנו לרכוש את המערכת לתקופה ארוכה יותר.

QM: כיצד הנעתם ועודדתם את הרמה הגבוהה של מעורבות העובדים בפרויקט?

יעל וייס אפרון: השקענו הרבה בעניין ובסופו של דבר ההשקעה החזירה את עצמה:

כבר בתחילת שלב "טרום ההשקה", היה ברור לנו שפרויקט כזה יזכה להיענות של העובדים ולהצלחה רק אם הוא יובל מלמעלה. ואכן, אני שמחה לומר כי ההנהלה הבכירה של הרשות נרתמה למשימה: המזכיר הכללי של הרשות והיועץ הבכיר ליו"ר הרשות הרימו את הכפפה והיו ה"ספונסרים" של הפרויקט.

במקביל, כארגון שמשיק פרויקט ניהול רעיונות לראשונה הבנו כי גם בשלב "טרום ההשקה" אנחנו צריכים להיעזר בעובדים עצמם בכדי לתכנן נכון את התהליך. עשינו זאת על ידי עריכת מפגשי סיעור מוחות עם קבוצת מומחים אודות אילו רעיונות ראשוניים צריכים להיות במערכת מיד עם השקתה, זאת בכדי ליצור למשתמשים "כניסה רכה" ומכווינה שתחבר אותם לפרויקט ישר מההתחלה ותעודד אותם להתחיל ולהציע רעיונות בעצמם.

מבחינת תקשורת פנים ארגונית – כשבועיים לפני העלייה לאוויר יצאנו במספר קמפיינים אשר הכילו טיזרים במטרה לעורר עניין בפרויקט, מבלי שהעובדים יודעים עוד על מה בדיוק מדובר. לדוגמא: "הכל בידיים שלנו", במסגרתו ביצענו חלוקת 'סטרס-בולס'; "רעננו את המחשבה" במהלכו חילקנו לעובדים קרטיבים וכדומה. כמו כן, קיימנו אירוע התנעה משותף שכלל את ההנהלה והעובדים. האירוע התקיים למעשה בו זמנית בירושלים ובתל אביב, ובו הציגו הספונסרים של הפרויקט את האתגר והוצגה לראשונה המערכת, המטרות, מה מצופה מהעובדים, מה עושים כשאין רעיון (מעורבות אלטרנטיבית- האפשרות לתרום בדיון או בקידום של רעיונות של אחרים), קונספט הקהילה ועוד.

החל משלב ההשקה ליווינו את הפרויקט עם שני אירועי "Happy Hour" לטיפוח הקהילה שהתהוותה סביב המערכת, במסגרתם ניתנו פרסים ייעודיים תוך עידוד התנהגויות רצויות: התורם הגדול במערכת, הרעיון המדובר ביותר (מבחינת תגובות), ואפילו הרעיון הפרוע ביותר. בנוסף, הוצגו לעובדים גם סטטיסטיקות של המחלקות המובילות במערכת, דבר שכמובן תרם לדרבון ההתלהבות וההשתתפות.

 

אך חשוב לומר שתמריצים אינם חזות הכל: כשמדובר במפתחות להצלחת פרויקט שכזה, ויש לתרום ולקדם את המערכת גם במישור התוכן. בתוך כך, חברי הנהלה הקפידו לעלות "פוסטים" למערכת בהם שיתפו מחשבות וחלקו מניסיונם בתהליכי חדשנות, גם אני חלקתי טיפים וכלים לעידוד חשיבה יצירתית וכיוב'. במישור התוכן חשוב מאוד להיות עם "היד על הדופק", להגיב ולנהג את הפרויקט בהתאם למאפיינים שמתהווים: כאשר ראינו שנדרש קידום של פן מסוים – לדוגמא, קידום הדיון ברעיונות – יזמנו את "יום התגובות". כשראינו שהמערכת שקטה מדי יזמנו תחרות שבה יזכה הוגה רעיון חדש אשר יקבל "לפחות 10 לייקים באותו היום".

וכמובן, אירוע "האקאתון" שערכנו, בו השתתפו צוותים מהפרויקט אשר עברו סדנה של חשיבה יצירתית והובלת פרויקט חדשנות. באירוע זה הצוותים פתחו את הרעיונות והציגו אותם בפני חבר השופטים, שכלל מעבר למנהלים בכירים ברשות גם גורם חיצוני אובייקטיבי- הגב' אפרת דובדבני, מנכ"לית מרכז פרס לשלום ולחדשנות, אשר נאותה להצטרף לצוות השופטים והפכה את הליך שיפוט הרעיונות הזוכים לאובייקטיבי יותר.

אמנם הפרסים הסופיים הועילו [להעלאת ההשתתפות], אך לתחושתי גם אם לא היו פרסים כלל ההשתתפות כמעט ולא הייתה נפגעת, שכן העובדים שמחו על ההזדמנות להשפיע ועל האמון שניתן בהם.

כארגון ממשלתי, האם העבודה מול תוכנה בענן היתה חסם לפעילות?

יעל וייס אפרון: היו לי בהתחלה חששות לגבי היכולת שלנו, כארגון רגיש הפועל במערכת סגורה, לעבוד בענן. להפתעתי ולשמחתי, יחד עם הצוות הטכני המנוסה של Qmarkets, ההטמעה בענן קיבלה אישור מהיר מאבטחת המידע שלנו (בפרט לאור העובדה שלא הועלו למערכת נושאים רגישים) והכל עבד בצורה חלקה מאד: העובדים מתחברים למערכת בקלות ופשטות.

כמה רעיונות הועלו במערכת – כמה דיונים ותגובות, כמה הצבעות ומה היתה תקופת הפרויקט?

יעל וייס אפרון: בפרויקט שנמשך כחודש עלו כ- 200 רעיונות, 314 תגובות, ו- 2,070 לייקים.

QM: כיצד נבחרים הרעיונות הטובים ביותר?

יעל וייס אפרון: היות ודובר בפרויקט חשיפה שפנה לכלל העובדים, הסתמכנו על אהדת הקהל לצורך בחירת הרעיונות הזוכים. בנוסף לכך, אנו נמצאים כרגע בשלב של מיפוי ותעדוף הרעיונות הטובים ביותר מבין 200 הרעיונות שהועלו. 3 הרעיונות שהגיעו לגמר יבחנו בנפרד, כשהשאיפה היא לקדם את כולם. מי שיוביל את הפרויקטים הם העובדים שהעלו את הרעיונות.

"אני רואה ב-Qmarkets מערכת מרכזית התומכת בתהליך החדשנות ברשות"

QM: מהם רשמייך לגבי התוצאות של הפרויקט?

יעל וייס אפרון: אני בהחלט רואה את הפרויקט כהצלחה, כבר בשלב זה. מטבע הדברים איני יכולה לשתף בפרטים אודות התחומים שיצאו נשכרים כתוצאה מהפרויקט. אך אוכל להעיד כי מרבית הרעיונות עסקו בשיפור תהליכי בשיתוף הידע בארגון, שיפור המידע שבבסיס עבודת הפיקוח, בחשיבה מחדש על אופן הפיקוח ואף בהצעות למודלים חדשים של פעילויות. בעיקר אהבתי את תחושת החיוניות שהפרויקט נתן לעובדים, התחושה שמקשיבים להם. הפרויקט בהחלט תרם להגברת תחושת השייכות והמשפחתיות ברשות.

—————-

עו"ד אופיר איל, יועץ בכיר ליו"ר הרשות ומנהל המחלקה הבינלאומית:

"המערכת הניחה תשתית פשוטה ואינטואיטיבית, שאפשרה לעובדים שונים ממחלקות שונות לתקשר ביניהם באופן שלא היה מוכר קודם לכן. דבר זה יצר דינמיקה עצמאית שהניעה בתורה תהליכי חשיבה יצירתית משותפים, והובילה להעלאה ופיתוח של רעיונות שקשה לראות איך היה ניתן להגיע אליהם בדרך אחרת".

אנו משתמשים ב-cookies.
אנו משתמשים ב cookies על מנת שתקבל את חוויות המשתמש הכי טובה ומתאימה לך. המשך הגלישה שלך באתר מהווה הסכמתך לכך. על מנת לשלוט בהעדפות שלך, עיין במדיניות הפרטיות שלנו.